Isikuandmete töötlemine

Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis need andmed on.

Isikuandmete hulka kuuluvad nimi, sünniaeg, isikukood, aadressandmed, teave varandusliku seisukorra kohta, delikaatsed isikuandmed (näiteks andmed poliitiliste vaadete, usuliste veendumuste, etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed, andmed terviseseisundi või puude kohta, andmed pärilikkuse informatsiooni kohta, biomeetrilised andmed.

Delikaatsete isikuandmete loetelu leiate Isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2).

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud Avaliku teabe seaduses (§ 35 lg 1 p-d 11-16).

Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega püütakse teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.

Teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Saare Vallavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

 

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Saare Vallavolikogu ja Saare Vallavalitsus ning nende moodustatud komisjonid ja Saare Vallavalitsus kui ametiasutus töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks.

Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.

Edastamise lubatavus tuleneb peamiselt kahest alusest, need on andmesubjekti nõusolek ning seadusest või selle alusel antud õigusaktidest tulenev kohustus.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (tema taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue, vaie haldusaktile vm kiri). Ametiasutus töötleb isiku algatuse või osaluseta isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel, kirja adressaadiga kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt ametiasutuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Hävitatud dokumentide andmed kustutatakse ka elektroonilisest dokumendiregistrist.

Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse arvuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse ametiasutuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Saare valla veebilehelt (www.saarevv.ee).

Avaliku teabe seaduse § 12 lg 3 kohaselt kantakse dokumendiregistrisse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta järgmised andmed: kellelt on saabunud või kellele on dokument väljastatud; dokumendi koostaja; saabumise või väljastamise kuupäev; mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult); dokumendi rekvisiidid; dokumendi liik ja dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud. Kui dokumendiregistri väljadel olemasolevast infost ilmneb teave, mis võib riivata kirja saatja eraelu või kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, siis kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie elektronkiri Avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ kohaselt dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Kehtestatud juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse nendele asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev, otsene õigus teavet küsida ja teavet saada, näiteks kohtueelsed menetlejad või kohus.

Isikuandmeid võib ilma andmesubjekti nõusolekuta ajakirjanduslikul eesmärgil töödelda ja avalikustada meedias, kui selleks on ülekaalukas huvi ning see on kooskõlas ajakirjanduseetika põhimõtetega. Andmete avalikustamine ei tohi ülemääraselt kahjustada andmesubjekti õigusi. Isikuandmete avalikustamiseks tuleb küsida eelnevalt isikult nõusolek. Sündide avalikustamiseks on vajalik kirjalik nõusolek lapsevanematelt.

Andmesubjektil on õigus igal ajal nõuda isikuandmete avalikustajalt isikuandmete avalikustamise lõpetamist, välja arvatud juhul, kui avalikustamine toimub seaduse alusel.

Vastavalt Kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad Saare Vallavolikogu ja Saare Vallavalitsuse õigusaktid ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid on kättesaadavad elektroonilise dokumendiregistri kaudu. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist vastava teabega osa (Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8), nt märgistatakse x-dega. Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Kui asjasse mittepuutuval, nn kolmandal isikul on põhjendatud huvi tutvuda teise eraisiku ja ametiasutuse-vahelise kirjavahetusega ja ta esitab teabenõude, siis kaalutletakse, kas küsitud dokumenti saab täielikult või osaliselt välja anda. Väljastatavas dokumendis sisalduv avalikustamisele mittekuuluv teave kaetakse kinni või asendatakse x-dega.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Meile tööle kandideerimisel:

  • lähtutakse kandidaadi poolt avaldatud teabest ning muudest avalikest allikatest;
  • kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid tema kohta on kogutud;
  • kandidaadil on õigus kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi;
  • teiste kandidaatide kohta andmeid ei avaldata;
  • kandidaatide andmetele (dokumentidele) kehtestatakse juurdepääsupiirang ja kolmandad isikud saavad juurdepääsu nendele andmetele ainult seaduses sätestatud juhtudel;
  • teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.

Konkursi otsustusprotsessiga seotud isikutele võimaldatakse juuurdepääs kandideerija dokumentidele. Kandideerijate avalduste ja esitatud dokumentide säilitamise aeg on üks aasta konkursi lõppemisest.

 

Õigus tutvuda enda andmetega

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on igaühel õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Andmesubjektil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Andmete väljastamise eest paberkandjal võib isikuandmete töötleja alates 21. leheküljest nõuda tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Kui isik tahab rahvastikuregistris andmed sulgeda, tuleb teha avaldus Siseministeeriumile. Riigiportaali www.eesti.ee (rubriik „Kodanikule") kaudu saab igaüks vaadata enda andmeid enamikes riiklikes andmekogudes. Sisselogimisel toimub isiku tuvastamine ID kaardiga.

Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed (Isikuandmete kaitse seaduse § 25).

Ametiasutus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

  • kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Kui isikuandmete kasutamiseks puudub seaduslik alus, võib isik nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist. Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või Halduskohtu poole.

 

Rohkem lugemist

http://www.aki.ee/et/juhised